La réponse courte
Pour automatiser la saisie des commandes, on branche sur l'ERP (ou le logiciel de gestion) un logiciel sur mesure qui lit chaque bon de commande reçu, en PDF ou par mail, en extrait les références, quantités, prix et dates, et le fait entrer directement dans l'ERP. Les commandes standard passent seules ; les cas sensibles (référence inconnue, prix inhabituel, quantité anormale) sont présentés à l'équipe pour validation. On supprime la ressaisie et les erreurs de frappe qui font partir la mauvaise pièce.
Dans ce guide
Le problème : la ressaisie grandit avec l'entreprise
Quand une PME grandit, les commandes augmentent et la charge du bureau aussi. Chaque bon de commande doit être lu puis retapé dans le logiciel de gestion, ligne par ligne. Une seule faute de frappe et c'est la mauvaise pièce qui part. Le réflexe est alors d'embaucher une personne de plus, juste pour saisir.
Mais la saisie n'est pas un métier, c'est une tâche. Et c'est précisément le genre de tâche qu'un logiciel prend en charge le mieux.
Comment ça fonctionne
- Réception. Le logiciel récupère les bons de commande là où ils arrivent : boîte mail, portail client, fichiers.
- Lecture. Il extrait le client, les références, les quantités, les prix et les dates, quel que soit le format du document.
- Contrôle. Il compare avec ce que l'ERP connaît : référence existante, prix du tarif, historique du client.
- Intégration. Les commandes conformes entrent directement dans l'ERP.
- Validation humaine. Les écarts et les cas sensibles sont présentés à l'équipe, qui tranche.
Le logiciel est branché sur votre ERP existant : il n'est pas question de le remplacer.
Dans une ETI : un site, un process, des chiffres
Dans beaucoup de groupes industriels, le même sujet revient à chaque comité : « projet d'automatisation, en cours ». Il y a eu une démo, un test, un rapport, puis plus rien. Ce qui manque n'est pas l'idée mais la mise en production, sur un vrai site, avec de vraies données.
La saisie des commandes est un bon premier cas parce qu'elle se mesure facilement : temps de saisie, part des commandes qui passent sans intervention, erreurs. On commence par un process et un site, le logiciel tourne à côté de l'existant, et les équipes valident chaque résultat. Si le test marche, vous avez une preuve chiffrée à présenter en comité, avant de déployer sur les autres sites. Pas besoin d'un appel d'offres de plusieurs mois pour commencer.
Ce qu'il faut mesurer avant et après
- le temps moyen de saisie d'une commande ;
- la part des commandes intégrées sans intervention ;
- le nombre d'erreurs de saisie (mauvaise référence, mauvaise quantité) ;
- le délai entre la réception de la commande et sa confirmation au client.
Ces chiffres, relevés avant le test, sont ce qui permet de décider objectivement de la suite.
Questions fréquentes
Faut-il changer d'ERP ?
Non. Le logiciel se branche sur l'ERP ou le logiciel de gestion que vous utilisez déjà et y fait entrer les commandes.
Et si le bon de commande est mal lu ?
Le logiciel contrôle chaque commande par rapport à ce que l'ERP connaît. Tout ce qui sort de l'ordinaire est présenté à l'équipe avant d'être intégré.
Nos clients envoient des formats tous différents, c'est un problème ?
Non, c'est le cas normal. Le logiciel est conçu pour lire des documents de formats variés, et il est testé sur vos propres bons de commande avant la mise en service.
Que devient la personne qui faisait la saisie ?
Le temps gagné va au suivi client, à la relance et au conseil, des tâches où sa connaissance des clients a de la valeur.